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GoBD & digitale Buchführung – Neue Anforderungen

Seit dem 14. Juli 2025 gelten die überarbeiteten GoBD-Regeln – also die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in digitaler Form.

Die Neufassung berücksichtigt die E-Rechnungspflicht und legt noch mehr Gewicht auf Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Datenzugriff.

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Was sich geändert hat

Neu ist vor allem:

• Nur der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung (z. B. XML) muss archiviert werden; der PDF-Anhang ist verzichtbar, sofern er keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen enthält.
• Elektronische Geschäftsbriefe und Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden; eine spätere Umwandlung ist nur eingeschränkt zulässig.
• Das Zugriffsrecht der Finanzämter wurde erweitert: Prüfer dürfen verlangen, dass steuerrelevante Daten elektronisch auswertbar bereitgestellt werden – auch über beauftragte Dienstleister.

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Was jetzt wichtig ist

Unternehmen sollten prüfen,

• ob ihr Buchführungs- oder ERP-System Daten unveränderbar speichert,
• ob eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorhanden ist,‍
• und ob ein elektronischer Prüferzugriff (z. B. per IDEA-Datei) möglich ist.

In Kombination mit der neuen E-Rechnungspflicht sind eine saubere Ablage und klare Prozesse wichtiger denn je.

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Unser Hinweis: Fehlt eine aktuelle GoBD-Dokumentation, kann das bei Betriebsprüfungen zu formellen Beanstandungen führen – selbst bei inhaltlich korrekter Buchführung.

Wir empfehlen, Ihre digitalen Abläufe mindestens einmal jährlich gemeinsam mit uns zu überprüfen und Prozessänderungen laufend zu dokumentieren.

Digitale Ordnung ist kein Selbstzweck – sie ist die Basis für eine rechtssichere und effiziente Buchführung.